תיאור התפקיד:
ייעוד: מרכז תחום המכרזים וההתקשרויות ינהל את כל התהליכים הקשורים למכרזים, התקשרויות ורכישות בעירייה. התפקיד כולל הכנה, עריכה והפצה של מכרזים והתקשרויות, ניהול הקשרים עם ספקים והגורמים השונים, פיקוח על יישום ההסכמים וההתקשרויות, וכן ביצוע תהליכי קניינות ורכישות בהתאם לצורכי העירייה.
תחומי אחריות:
• ליווי, הכנה וכתיבה של מסמכי מכרז: עריכה, ניסוח וכתיבה של מסמכי מכרז, כולל הצעות ותנאים.
• ניהול תהליך המכרזים וליווי ועדת המכרזים : תיאום וארגון התהליכים הקשורים למכרזים, כולל פרסום, קבלת הצעות, בדיקתן והמלצה על זכייה.
• ניהול ההתקשרויות: פיקוח על ההסכמים וההתקשרויות, כולל עריכת חוזים ותנאים, והבטחת עמידה בדרישות.
• קניינות ורכישות: תכנון, ביצוע וניהול תהליכי רכישות עבור העירייה, כולל הזמנה, קבלה, ובחינה של סחורות ושירותים. הבטחת עמידה בתקנות ובמדיניות הקניינות של העירייה.
• קשר עם ספקים וגורמים חיצוניים: ניהול קשרים עם ספקים, יועצים וגורמים רלוונטיים, כולל פתרון בעיות ומתן מענה לשאלות.
• התעדכנות בחוק ובתקנות: שמירה על ידע עדכני בתחום המכרזים, ההתקשרויות והקניינות, והבטחת עמידה בדרישות החוק והתקנות.
• תיאום עם מחלקות שונות: עבודה שוטפת עם מחלקות העירייה השונות לצורך התאמה ויישום נכון של המכרזים, ההתקשרויות ותהליכי הקניינות.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות כנגזר מתחומי האחריות:
1. ליווי מכרזים.
א. ליווי המחלקות השונות בהליך פרסום המכרז , החל משלב הצורך ועד שלב חתימת החוזה.
ב. ארגון, תיעוד ועריכת זימוני וסדר היום של וועדות המכרזים ומעקב עליהם.
ג. העברה ודיווח נתונים מעת לעת בהתאם לתקנות שקיפות המידע.
ד. בקרה על נושאים בפטור מכרז כגון ספק יחיד וכד’.
ה. מעקב ובקרה אחר צווי התחלת עבודה , חתימת חוזים והארכתם.
2. התעדכנות בחוקים ותקנות.
א. עריכה והכנה לאישור של פרוטוקולי וועדת המכרזים.
ב. אישורי הגדלת התקשרויות וחוזים בהתאם לכללים.
ג. הכנת חו"ד מקצועית לוועדת מכרזים.
3. ניהול התקשרויות
א. הקמת הזמנות במערכת , הכרת הסעיפים התקציביים וכללי מימוש התקציב
ב. ריכוז , בקרה ומעקב אחרי תהליכי ועדות שלושה.
ג. בקרה ומעקב אחר מימוש הזמנות מסגרת וחריגות.
ד. בקרה אחר סגירת הזמנות , יתרות תקציביות בהזמנה , אי מימוש הזמנות.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
• אמינות, יחסי אנוש מצוינים ואסרטיביות.
• פגישות מרובות במסגרת התפקיד
• בעל/ת יכולת וכישורים לקיים משא ומתן עם גורמים שונים.
• יכולת והבנה עסקית גבוהה.
• יכולת אבחון וזיהוי צרכים ומתן מענה.
• יכולת הבניית תהליכים ופיתוח תכנים.
• סדר וארגון רשימות ודיוק בפרטים.
• יכולת עמידה בלחצים ועבודה מול בכירים.